Excel由于其強大的數據查找計算功能，在試驗數據計算和報告出具中有極為廣泛的應用；在一些文字類報告，特別是有排版要求的文字類報告中，由于Excel在文字和排版方面的“先天不足”，Word軟件又扮演著重要的角色。當我們編寫檢測報告時，除了工程信息、檢測數據之外，有很大一部分是模塊化的文字，傳統(tǒng)的檢測數據處理和文字類報告編寫流程，一般是通過Excel匯總和計算數據，然后填寫或復制到Word報告中。在填寫或復制過程中，如果數據量比較大，就需要大量機械重復性工作，工作量大姑且不說，人工操作也難免出差錯。

“郵件合并”是Word中一項使用方便而不為常人所知的數據管理功能，可將各類數據源中的數據批量轉成格式化的word文檔，利用它利我們完全可以輕松、準確、快速的完成同一模板、不同數據的報告編寫工作。進而大大提高工作效率和準確率。

1. “郵件合并”的簡介及應用

“郵件合并”是指將公用的內容（模板）和特定的內容（數據源）批量合并在一起，分別組成多個Word文件，節(jié)省時間，提高效率，且不會出錯。其中，模板中的信息是公用的，也就是檢測報告中文字不發(fā)生變化的、模塊化的文字部分；數據源中的信息是變化的，也就是檢測報告中的工程信息、檢測數據以及檢測結論中的關鍵字。

“郵件合并”功能最初的開發(fā)初衷是為信函、信封等與郵件相關的文檔提供便利，只需要制作一份包含收件人姓名、地址以及其他信息的數據庫，就可以方便的生成和打印大批量的同一內容，不同收件人的信函，主要為各種公文發(fā)布提供方便。在實際使用過程中中，“郵件合并”功能應用不止于此，只要是需要大量編寫內容分為固定不變和變化兩部分的文檔，該功能都會提供極大的便利。如：請柬、工資條、介紹信、證書、以及我們編寫的檢測報告。只要有數據源提供一個標準的二位數據表，就可以很方便的按一組數據一個文檔的方式保存或打印出來。

數據源可以是office數據庫連接、Access數據庫、Microsoft數據鏈接、word文件以及Excel文件。實際工作中，我們可以使用較為熟悉的Excel制作數據源，不但不用去系統(tǒng)的學習數據庫知識就能上手，而且可以利用Excel強大的計算功能完成數據計算，將數據處理和報告編寫兩個流程結合起來，避免出錯的同時提高工作效率。

2. “郵件合并”的操作使用

“郵件合并”的操作使用過程分為三部分，下文將會一一介紹。

2.1 建立Word模板

模板文檔就是前文所說的固定不變的主體內容，如：“我單位受XXX委托，承擔了XXX的檢測工作”、“該工程設計樁身壓實系數不小于XXX，樁間土平均擠密系數不小于XXX，設計復合地基承載力特征值不小于XXXkPa。”、“檢測結果分別為XXX、XXX、XXX，平均值為XXX，標準差為XXX，XXX滿足設計要求”等等。

制作模板文檔時建議將要填入的內容用不同字體或顏色標注出來，以免后期插入數據時發(fā)生漏項的問題。編寫完文檔，按照排版要求排好版以后，就可以存儲為普通的Word文檔，作為“郵件合并”的Word模板了。

2.2 建立Excel數據源

使用Excel制作數據源時要注意制作成標準的二維數據表。首先在第一行依次輸入標題，如：“報告編號”、“委托單位”、“工程名稱”、“設計值”、“實測值”、“是否合格”等，建議按照Word模板中的順序依次填入，以免漏項。然后就可以從第二行開始輸入相應的文本或數據，完成多份報告信息的錄入。數據源表中的行數，決定了報告的生成份數。

使用Excel建立數據庫，除了簡單明了之外，還有以下兩個好處。第一，報告中的數據處理和計算可以直接在數據庫中完成，編寫好函數公式后，可以簡化大量的計算工作，而且以后再出具時，只需要填寫數據、復制公式就可以完成數據處理和更新。第二，該數據源除了為模板提供數據之外，還可以作為臺賬來使用，靈活應用Excel的篩選和統(tǒng)計功能，可按目的輕松分類查閱和提取所錄入的所有信息。

值得注意的是在建立數據源時，同一份報告中的內容信息必須在同一行。當需要對數據進行復雜處理時，可以新建工作表對其處理，然后利用“OFFSET”或“INDEX”函數提取至二維數據表。

2.3 合并Word模板和Excel數據源

打開之前制作好的Word模板文檔，選擇“郵件”菜單欄，點擊“開始郵件合并”按鈕，選擇“信函”模式。因為只有在該模式下，才能合并多個目標信息，而且合并后的各條信息才會單獨形成一個文檔。

點擊“選擇收件人”按鈕，選擇“使用現(xiàn)有列表”。找到之前建立好的Excel數據源文檔，這樣就可以在Word模板和Excel數據源之間建立鏈接。若數據源文檔中還有其他工作表，則選擇建立了二維數據表的工作表，而不是其他用于計算或統(tǒng)計的工作表。

點擊“插入合并域”按鈕，將相應的域選項依次插入到模板文檔中相對應的位置。插入過程中可以通過點擊“預覽結果”按鈕來在域名稱和顯示結果中切換，檢查插入的內容和位置是否合適。所有需要插入信息插入完成后，可以通過點擊向前或向后按鈕來依次查看每一份報告。

檢查內容、位置無誤后，可以點擊“完成并合并”按鈕，選擇編輯單個文檔來完成合并并將每份報告另存為或打印，也可以通過點擊向前或向后按鈕來查看或打印每一份報告。

3. 結語

Word“郵件合并”的功能非常強大，只要制作好Word模板和Excel數據源，并將其建立鏈接后，以后的報告出具只需要在數據源中填入新的報告信息就可以完成，若報告格式發(fā)生變化也僅需要將Word模板微調即可。使用該功能，不但充分利用了Word在處理文字、排版、打印方面的優(yōu)勢，也充分利用了Excel在處理、匯總、篩選數據方面的優(yōu)勢，而且將我們從那些復雜的機械重復性工作解放出來，極大地提高了工作效率、將人工操作的失誤極大地降低，使我們可以將更多的精力投入其他創(chuàng)造性的工作中去。

作者：尹皓亮